Regionaal GGD Protocol Meldingen Calamiteiten Wmo

Inleiding

Sinds 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015).

Negen gemeenten (1) in de regio Haaglanden en de gemeente Lansingerland hebben de directeur Publieke Gezondheid van de GGD Haaglanden aangewezen als toezichthouder voor de WMO (maatwerk)voorzieningen zoals bedoeld in artikel 6.1. van de Wmo 2015. Aan de directeur Publieke Gezondheid is mandaat verleend om personen werkzaam bij de GGD Haaglanden, verder te noemen inspecteur, aan te wijzen als toezichthouder. In Den Haag wordt het toezicht ook ingevuld door de Inspecteur Subsidies (2)

Een onderdeel van de toezichthoudende taak is het handelen op meldingen. Ten behoeve van het toezicht treft de toezichthouder een regeling voor het melden van calamiteiten bij de verstrekking van een voorziening door een aanbieder. Conform artikel 3.4, lid 1 Wmo 2015 melden aanbieders namelijk iedere calamiteit die zich heeft voorgedaan bij de verstrekking van een voorziening onverwijld aan de toezichthouder.

Doelen van toezicht zijn het borgen en bewaken van de kwaliteit van dienstverlening door de aanbieders en het borgen van het publiek belang. Toezicht draagt bij aan het vertrouwen van het publiek in de gemeentelijke rol van opdrachtgever.

Onder toezicht wordt verstaan: het verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde kwaliteitseisen, het zich daarna vormen van een oordeel hierover (o.a. aan de hand van een normatief kader) en het naar aanleiding daarvan adviseren aan het betreffende college van B&W en de aanbieder over te nemen vervolgstappen.

Op basis van artikel 3.1 Wmo 2015 moeten aanbieders maatschappelijke ondersteuning bieden die van goede kwaliteit is. Een voorziening is van goede kwaliteit als die voldoet aan de volgende kenmerken:

• veilig en doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht verstrekt;
• afgestemd op de reële behoefte van de cliënt en op andere vormen van zorg of hulp die de cliënt ontvangt;
• verstrekt in overeenstemming met de op de beroepskracht rustende
• verantwoordelijkheid, voortvloeiend uit de professionele standaard;
• verstrekt met respect voor en inachtneming van de rechten van de cliënt.

De opdracht van de gemeenten aan GGD Haaglanden kent twee vormen van toezicht. Regulier toezicht, dat wordt uitgevoerd via een vooraf op te stellen programma, en toezicht bij calamiteiten en geweld. Dit protocol beperkt zich tot de laatst genoemde vorm van toezicht. De focus ligt op het doen van onderzoek naar de toedracht en oorzaak van gebeurtenissen en het adviseren van de betreffende colleges en aanbieder. Oogmerk is om herhaling van de calamiteit te voorkomen en zo nodig de gevolgen van de calamiteit op te vangen, dan wel verdere schade te beperken.

Definitie calamiteit

Onder een calamiteit wordt verstaan: ‘Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, bij de uitvoering of levering van een Wmo-voorziening, die heeft plaatsgevonden gedurende de betrokkenheid van een instelling en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een cliënt kan leiden of heeft geleid’.3

Calamiteiten zijn onder meer en in ieder geval:

• het overlijden van een cliënt als de natuurlijke dood een relatie heeft met de kwaliteit van de ondersteuning/zorgverlening of daar twijfels over zijn;
• het overlijden van een ander als gevolg van het handelen van een cliënt;
• ernstig en/of blijvend lichamelijk en psychisch letsel van een cliënt of van een ander als gevolg van het handelen van een cliënt;
• ernstig grensoverschrijdend gedrag: fysiek, psychisch en/of seksueel door en jegens cliënten, door hulpverleners, ouders of verzorgers;
• vermissing van een cliënt;
• geweld bij verstrekking van een voorziening (4).

Taakuitvoering door de toezichthouder

Conform artikel 3.4, lid 1 Wmo 2015 melden aanbieders iedere calamiteit die zich heeft voorgedaan bij de verstrekking van een voorziening onverwijld aan de toezichthouder. Naast een telefonische melding tijdens kantooruren kan te allen tijde elektronisch melding worden gedaan van een calamiteit op de website van de GGD Haaglanden. Ten aanzien van inzet van de crisiscoördinatie GGD Haaglanden gelden de procedures in het GROP (GGD Rampen Opvang Plan) (5).

In dit protocol zijn (procedure)bepalingen opgenomen voor de behandeling van meldingen die betrekking hebben op calamiteiten.

Toezicht door de toezichthouder is gebaseerd op de minimum voorschriften uit de Wmo 2015, maar ook op de toekennings-, de vaststellings- en de kwaliteitseisen uit de lokale verordening, een eventuele nadere regeling ter uitvoering daarvan door het college en eventuele (aanvullende) voorwaarden die zijn gesteld in overeenkomsten met zorgaanbieders. Als in de toekomst in een AMvB nadere kwaliteitseisen worden gesteld, zal het toezicht ook daarop betrekking hebben.

De colleges van B&W van de gemeenten in de regio Haaglanden en de gemeente Lansingerland kunnen bij nadere regeling bepalen welke verdere eisen gelden voor het melden van calamiteiten bij de verstrekking van een voorziening.

• Paragraaf 1 - Algemene bepalingen

  Artikel 1

  Het protocol Meldingen calamiteiten Wmo heeft tot doel een regeling te treffen voor het melden van calamiteiten bij de verstrekking van een voorziening door een aanbieder. Op grond van de melding kan onderzoek worden gedaan naar de oorzaak van de calamiteit, de acute veiligheid voor cliënten en medewerkers worden gewaarborgd en kunnen verbetermaatregelen worden getroffen om een dergelijke calamiteit in de toekomst te voorkomen en/of te verbeteren.

  In dit protocol zijn (procedure)bepalingen opgenomen voor de behandeling van meldingen die betrekking hebben op calamiteiten.

  Artikel 2

  1. Conform artikel 3.4, lid 1 jo. 1.1.1. Wmo 2015 doet een aanbieder bij de toezichthouder (artikel 6.1 Wmo), onverwijld melding6 van:

  • iedere calamiteit de bij de verstrekking van een voorziening heeft plaatsgevonden;
  • geweld bij de verstrekking van een voorziening.

  2. Bij een melding of signaal van dreiging van een calamiteit kan overleg plaatsvinden met de toezichthouder. Dit valt buiten de werking van het protocol.

  Artikel 3

  Een aanbieder kan telefonisch (tijdens kantooruren) en elektronisch via de website van de GGD Haaglanden (24/7) een melding indienen bij de toezichthouder, aangewezen door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.

• Paragraaf 2 - Procedure melden van calamiteiten

  Artikel 4

  Melding calamiteit

  1.Een melding van een calamiteit door een aanbieder bevat:

  a. De naam van de aanbieder + locatie en de functie en naam van de contactpersoon;
  b. De dagtekening van de melding;
  c. Een korte omschrijving van de calamiteit;
  d. De naam en de contactgegevens van de betrokken beroepskracht(en);
  e. De naam, de contactgegevens en de geboortedatum van de betrokken cliënt, mits deze daarmee instemt;
  f. Een feitelijke omschrijving (feitenrelaas) van de calamiteit en de datum waarop deze heeft plaatsgehad;
  g. De naam, de contactgegevens en de functie van de personen, anders dan de betrokken cliënt, die bij de calamiteit waren betrokken voor zover noodzakelijk om toezicht te kunnen uitoefenen ;
  h. Een beknopte omschrijving van de acties die door of namens de aanbieder zijn en zullen worden ondernomen, en de termijn waarbinnen een en ander zal plaatsvinden:

  i. Om de calamiteit te onderzoeken;
  ii. Ter beperking of tot bevordering van herstel van de gevolgen van de calamiteit;
  iii. De veiligheid voor cliënten en medewerkers te herstellen of te borgen;
  iv. Om de cliënt, diens wettelijke vertegenwoordiger of diens directe familieleden dan wel nabestaanden in te lichten over de calamiteit en de maatregelen die de aanbieder naar aanleiding van de calamiteit neemt of zal nemen.

  2. In de melding van de calamiteit wordt vermeld of de calamiteit met een redelijk vermoeden van het plegen van een strafbaar feit ter kennis is of zal worden gebracht van het openbaar ministerie.
  Indien sprake is van een strafrechtelijk onderzoek wordt door de toezichthouder met politie en justitie afspraken gemaakt over de invulling en uitvoering van het onderzoek.

  3. De betreffende gemeente of toezichthouder kan indien de situatie daartoe aanleiding geeft via de crisiscoördinator van de GGD Haaglanden (via de Meldkamer Ambulancezorg, tel. 088 246 34 04) zorgdragen voor het opstarten van een crisisinzet van de GGD Haaglanden. Hiervoor gelden de reguliere afspraken zoals gemaakt voor de Veiligheidsregio Haaglanden7.

  4. De aanbieder verstrekt na de melding desgevraagd aan de toezichthouder alle gegevens die deze nodig heeft voor het onderzoeken van de melding.

  5. Aanbieder zal bij het verstrekken van informatie altijd de privacy van cliënt(en) en betrokken personen in acht nemen en handelen conform de Wet bescherming persoonsgegevens.

  Artikel 5: Initiële handelingen

  1. De toezichthouder bevestigt de ontvangst van een melding zo spoedig mogelijk schriftelijk of elektronisch aan de aanbieder en stelt het betrokken college van B&W8 op de hoogte9.
  2. Indien niet volledig voldaan is aan artikel 4, stelt de toezichthouder de aanbieder in de gelegenheid binnen een daarbij door de toezichthouder te stellen termijn de melding aan te vullen.

  Artikel 6: Beoordeling acuut handelen bij melding

  1. Na een melding vergaart de toezichthouder de kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen die nodig zijn om te kunnen vaststellen of sprake is van een situatie die voor de veiligheid van cliënten, medewerkers of de maatschappelijke ondersteuning of anderszins voor het leveren van verantwoorde maatschappelijke ondersteuning een acute bedreiging kan betekenen en aanleiding kan geven tot het direct nemen van maatregelen.
  2. Toezichthouder kan daartoe bij de aanbieder verzoeken om informatie te verstrekken die verder reikt dan artikel 4 ter uitvoering van het toezicht. Aanbieder is gehouden dit onmiddellijk te verstrekken en kan dit slechts weigeren indien dit wordt gemotiveerd vanwege wettelijke verplichtingen die daaraan in de weg staan.

  Artikel 7: Zelfonderzoek zorgaanbieder en IGZ

  1. De toezichthouder stelt in de bevestiging, bedoeld in artikel 5, eerste lid, de aanbieder in de gelegenheid binnen een termijn van maximaal zes weken met inachtneming van door de in de bijlage gestelde eisen, eerst zelf onderzoek te doen naar de relevante feiten, tenzij de aard van de melding of andere informatie over de aanbieder de toezichthouder aanleiding geeft dit niet te doen. De toezichthouder kan op verzoek van de aanbieder de termijn verlengen.
  2. De aanbieder stelt de toezichthouder, zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval direct na het verstrijken van de in het vorige lid gestelde termijn, schriftelijk op de hoogte van het verrichte onderzoek en de resultaten ervan.
  3. Indien onduidelijkheid bestaat over de betrokkenheid van IGZ, neemt de toezichthouder na de melding telefonisch contact op met het centrale meldpunt van de rijksinspecties10 (schriftelijk bij IGZ) voor afstemming omtrent de casus. De toezichthouder verricht in afstemming met de inspectie en het betrokken college van B&W geen onderzoek op dezelfde aspecten naar een calamiteit als er een rijksinspectie is die dit onderzoek verricht.

  Artikel 8: Afronding n.a.v. zelfonderzoek zorgaanbieder

  1. Indien de toezichthouder op grond van het onderzoek door de aanbieder vaststelt dat de aangelegenheden waarop de melding betrekking heeft, door de aanbieder naar zijn oordeel zorgvuldig zijn onderzocht en voldoende maatregelen zijn genomen, beëindigt de toezichthouder het onderzoek naar aanleiding van de melding.

  Artikel 9: Vervolg onderzoek toezichthouder

  1. Indien de toezichthouder vaststelt dat de aanbieder niet zelf het gevraagde onderzoek doet, of het onderzoek dat de aanbieder verricht niet voldoet aan de gevraagde eisen, verricht de toezichthouder zelf het nodige onderzoek.
  2. Indien de toezichthouder zelf het onderzoek doet:

  a. Deelt de toezichthouder schriftelijk of elektronisch aan de aanbieder mede binnen welke termijn het onderzoek zal plaatsvinden en is de aanbieder gehouden om alle medewerking te verlenen om het toezicht te kunnen uitoefenen;
  b. Hoort de toezichthouder de aanbieder zo mogelijk, andere personen die direct zijn betrokken bij de feiten waarop de melding betrekking heeft, tenzij dit naar zijn oordeel niet relevant is voor het onderzoek (met inachtneming van good governance);
  c. Wint de toezichthouder advies in van een of meer deskundigen, indien dat naar zijn onderdeel van belang is voor het onderzoek. Ook kan de toezichthouder hierbij gebruik maken van benodigde dossiers en/of onderzoek ter plaatse.
  De toezichthouder verzamelt de beschikbare informatie bij contractmanagement of subsidiebeheer ten behoeve van het onderzoek. De gemeente faciliteert/ondersteunt de toezichthouder, waar nodig, bij het verkrijgen van toegang tot alle informatie die voor het onderzoek nodig is.
  d. Onderzoekt de toezichthouder volgende vragen:

  i. wat er is gebeurd?
  ii. hoe dit heeft kunnen gebeuren?
  iii. wat zijn de gevolgen voor de veiligheid van cliënten en medewerkers?
  iv. en hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden?

  e. De toezichthouder baseert zich bij het onderzoek op de beschikbare informatie, de algemene wettelijke kwaliteitseisen en de afspraken, zoals vastgelegd met contractmanagement c.q. subsidiebeheer en voert het onderzoek uit conform de privacy regelgeving.
  f. De toezichthouder registreert het onderzoek in een daartoe aangewezen registratiesysteem.

  3. Van het horen als bedoeld in het tweede lid, onder b, wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt voorgelegd aan degenen met wie gesproken is. Zij krijgen de gelegenheid om binnen 2 weken schriftelijk of elektronisch te reageren op eventuele feitelijke onjuistheden in het verslag. De ontvangen correcties worden in het verslag verwerkt dan wel gemotiveerd terzijde gelegd.

  Artikel 10: Conceptrapportage bevindingen toezichthouder

  1. Na afronding van het onderzoek legt de toezichthouder de relevante feiten vast in een conceptrapportage bevindingen.
  2. De conceptrapportage bevindingen wordt zo spoedig mogelijk ter kennis gebracht van de directie/leidinggevende/verantwoordelijke personen van de aanbieder en aan de personen die gehoord zijn tijdens het onderzoek, zo mogelijk voor wat betreft hun aandeel.
  3. Degene aan wie het conceptrapport bevindingen ter kennis is gebracht, krijgen de gelegenheid binnen 2 weken schriftelijk of elektronisch te reageren op de feitelijke inhoud hiervan.

  Artikel 11: Concepteindrapportage en eindrapportage toezichthouder

  1. Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de reacties, bedoeld in artikel 10, derde lid, doch in ieder geval binnen 4 weken na de in dat lid genoemde termijn, stelt de toezichthouder een concepteindrapport vast omtrent het onderzoek van de melding. Het rapport bevat de relevante feiten, de conclusies van de toezichthouder en het advies over de te nemen maatregelen. De concept-eindrapportage toezichthouder wordt ter schriftelijke wederhoor aangeboden aan degenen aan wie het eerdere conceptrapport is uitgereikt om binnen een termijn van 2 weken te reageren. De schriftelijke reactie van wederhoor wordt als bijlage aan de definitieve eindrapportage toegevoegd.
  2. Bij de eindrapportage toezichthouder betrekt de toezichthouder de reactie, bedoeld in artikel 10, derde lid en de schriftelijke wederhoor. Indien degenen aan wie het conceptrapport op grond van artikel 10 ter kennis is gebracht, wezenlijk met de toezichthouder van mening verschillen over de relevante feiten, zoals vastgelegd in het conceptrapport, en de toezichthouder een reactie niet of niet geheel overneemt, deelt hij dit schriftelijk of elektronisch gemotiveerd aan de betrokkenen mede.
  3. Na ontvangst schriftelijke wederhoor en mogelijke bijstelling van de eindrapportage ondertekent de toezichthouder het rapport. De toezichthouder stuurt het definitieve rapport zo spoedig mogelijk aan de aanbieder, eventuele andere betrokkenen en informeert en adviseert alle bij de calamiteit betrokken portefeuillehouder(s) Wmo en college(s) B&W.
  4. De toezichthouder stuurt een afschrift van het rapport aan de relevante bij het onderzoek betrokken personen of instellingen. Na verzending zijn de werkzaamheden van de toezichthouder t.a.v. de calamiteit afgerond.

• Paragraaf 3 - Overige bepalingen

  Artikel 12

  Indien de toezichthouder van oordeel is dat het onverwijld nemen van maatregelen noodzakelijk is met het oog op veiligheid van cliënten of de maatschappelijke ondersteuning, is de toezichthouder bevoegd af te wijken van de artikelen 4 tot en met 11.

  Artikel 13

  Alleen een afgerond eigenstandig onderzoek van en/of opgelegde verbetermaatregelen (geen handhaving) door de toezichthouder naar aanleiding van een calamiteit, wordt door de toezichthouder openbaar gemaakt (met inachtneming van de wet bescherming persoonsgegevens en met weglating van cliëntpersonalia).

  Artikel 14

  Indien in dit protocol wordt vermeld dat er schriftelijk wordt gecommuniceerd mag dit ook per  e-mail met ontvangstbevestiging.

  Artikel 15

  De toezichthouder verwerkt de gegevens uit de meldingen anoniem en jaarlijks in een jaarverslag. Hij rapporteert jaarlijks over deze meldingen aan alle colleges van B&W en doet hierbij aanbevelingen.

  Artikel 16

  De toezichthouder komt tevens in actie naar aanleiding van calamiteiten binnen de scope van de WMO die haar anderszins dan via een gebruikelijke melding hebben bereikt.

  Artikel 17

  In het geval de situatie zich voordoet dat een medewerker van de GGD Haaglanden is betrokken bij de calamiteit, wordt het onderzoek uitbesteed aan een andere GGD die belast is met Wmo-toezicht. Het onderzoek wordt uitgevoerd volgens dit protocol.

  Artikel 18

  Deze regeling treedt in werking na bestuurlijke vaststelling door de colleges van B&W in Haaglanden en van Lansingerland (met inwerkingtreding op de dag van het akkoord van het laatste college) en wordt aangehaald als Regionaal GGD Protocol meldingen calamiteiten Wmo.

• Referenties

  1. Het betreft de gemeenten Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Westland, Wassenaar en Zoetermeer.
  2. Dit geldt tevens voor het toezicht op Beschermd Wonen voor het gebied waar Den Haag als centrumgemeente optreedt.
  3. Incidenten zijn relatief lichte verstoringen in de dagelijkse gang van zaken bij een Wmo-aanbieder. Incidenten hoeven niet gemeld te worden bij de toezichthouder. Het onderscheid tussen incident en calamiteit is echter niet altijd duidelijk. Ook kan een incident afhankelijk van de kenmerken van een situatie overgaan in een calamiteit. Het is primair aan de betrokkenen om een inschatting en afweging te maken of het gaat om een meldingsplichtige situatie. Bij twijfel over een meldingsplichtige situatie kan een melder advies vragen aan de toezichthouder.
  4. Volgens de wettekst: “seksueel binnendringen van het lichaam van of ontucht met een cliënt, alsmede lichamelijk en geestelijk geweld jegens een cliënt, door een beroepskracht dan wel door een andere cliënt met wie de cliënt gedurende het etmaal of een dagdeel in een accommodatie van een aanbieder verblijft.”
  5. Voor Lansingerland gelden de afspraken met hun eigen GGD.
  6. Eenieder die een (dreigende) calamiteit signaleert kan de toezichthouder of de verantwoordelijk ambtenaar bij de gemeente informeren. Dat wil zeggen dat zowel burgers/cliënten ambtenaren als aanbieders kunnen melden. Bij de verplichte melding van aanbieders treedt het protocol in werking. Bij meldingen van burgers/cliënten wordt eerst bekeken of het een melding of klacht over de instelling betreft.
  7. Voor Lansingerland gelden de afspraken met hun eigen GGD over crisisinzet.
  8. Binnen de regio Haaglanden geldt dat de gemeente waar de cliënt de betreffende dienst afneemt , leidend is bij zowel het afhandelen van de calamiteit als de coördinatie van de communicatie hierover. Iedere betrokken gemeente en/of instelling heeft of houdt hierbij haar eigen verantwoordelijkheid. Gemeenten kunnen onderling afspraken maken over het beleggen van de coördinerende taak.
  9. De gemeenten hebben aangegeven wie de gemeentelijke contactpersoon is, die vervolgens handelt volgens het lokale protocol.
  10. Het Rijk onderzoekt, gezien het streven tot een integrale benadering van cliënten, of er ook een meer integrale toezichtbenadering door de IGZ, Inspectie Jeugdzorg (IJZ), de Inspectie van het Onderwijs (IvhO), de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (ISZW) en de Inspectie Veiligheid en Justitie (IVJ) mogelijk is. Tot dat moment zal de toezichthouder calamiteiten en geweld melden bij de IGZ.

• Definities

  Wmo	Wet maatschappelijk ondersteuning 2015
  Calamiteit	Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van een Wmo-voorziening, die heeft plaatsgevonden gedurende de betrokkenheid van een instelling en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een cliënt kan leiden of heeft geleid.
  Cliënt	Persoon die gebruik maakt van een algemene voorziening of aan wie een maatwerkvoorziening is verstrekt of door of namens wie een maatwerkvoorziening is verstrekt of door of namens wie een melding is gedaan als bedoeld in artikel 2.3.2. eerste lid van de Wmo 2015.
  Melding	Een bericht van een aanbieder, cliënt, burger en/of ambtenaar aan de toezichthouder over een calamiteit bij de verstrekking van een voorziening.
  Toezicht	Het verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde kwaliteitseisen, het zich daarna vormen van een oordeel hierover (o.a. aan de hand van een normatief kader) en het naar aanleiding daarvan op adviseren aan het college van B&W over te nemen vervolgstappen.
  Portefeuillehouder Wmo	De wethouder van de regiogemeente die door het college is belast met de portefeuille Wmo en verantwoordelijk is voor toezicht op de aanbieders die werkzaamheden uitvoeren in opdracht van de gemeente onder het regime van de Wmo.
  Toezichthouder	Door college aangewezen als toezichthouder Wmo, bedoeld in artikel 6.1. van de wet, voor toezicht op de maatwerkvoorzieningen.
  Inspecteur	De door de toezichthouder gemandateerde medewerker van de GGD Haaglanden (dan wel de Inspecteur Subsidies van de Gemeente Den Haag) die het onderzoek uitvoert, adviseert en rapporteert.
  Maatwerkvoorzieningen	Onder maatwerkvoorzieningen als toezichtsobject wordt verstaan: op de Wmo gerichte dienstverlening, te weten: a. Begeleiding (waaronder ook ADL – persoonlijke verzorging) b. Dagbesteding c. Vervoer van en naar dagbesteding d. Hulp bij het huishouden e. Logeervoorziening / kortdurend verblijf f. Hulpmiddelen g. Woningaanpassing h. Beschermd Wonen i. GGZ-inloop